9 хитростей сервиса создания презентаций PowerPoint Online

Надежда Баловсяк17 июля 2016
Оцените:

Умение подать свою идею или товар очень важно для достижения успеха, и в этом деле как нельзя лучшим помощником служат презентации. В мире программного обеспечения наиболее популярным инструментом создания презентаций является Microsoft PowerPoint и, если им грамотно пользоваться, он может стать незаменимым помощником.



Сегодня, кроме «коробочной» программы, пользователям доступен бесплатный онлайн-сервис PowerPoint Online  (ранее называвшийся PowerPoint Web App), позволяющий создавать презентации в браузере на любом устройстве в любом месте.


Следует, правда, отметить, что онлайн-версия популярной программы уступает по возможностям полнофункциональной настольной версии. В ней недоступна большая часть передовых продвинутых инструментов, но присутствующие функции, текст, изображение и SmartArt-графика позволят создать вполне профессиональную и качественную презентацию.


При этом все созданные вами презентации PowerPoint будут храниться в онлайн-хранилище OneDrive, что дает возможность пользователям Microsoft Office 365 и Office Online просматривать, создавать и редактировать файлы «на ходу». Файлы онлайн-презентаций можно открывать и в настольной версии программы, чтобы добавить к ней дополнительные настройки и элементы, недоступные онлайн


1. Удобный просмотр на мобильных устройствах 


С PowerPoint Online можно работать на разных устройствах, в том числе на смартфонах и планшетах. А чтобы просмотр был более комфортным на небольших экранах, в программе предусмотрена функция зума (масштабирования). 



Чтобы изменить масштаб просмотра, нужно перейти в меню Go to View (Вид) и выбрать пункт Zoom (Масштаб). В этой же панели также есть новая функция полноэкранного режима (Reading View – Вписать в окно).


2. Сохранение презентаций на локальных дисках


PowerPoint Online автоматически сохраняет все открытые презентации в облаке, поэтому в нём нет кнопки Сохранить. Тем не менее, вы можете использовать функцию Сохранить как, чтобы сохранить копию вашей презентации на рабочем компьютере или в любом другом месте, что позволит запустить её без интернета. 



Эта функция также предлагает и другие варианты сохранения презентаций, в том числе и в другом формате, например, ODP (Open Document Presentation) и перенос её в любой другой инструмент просмотра, поддерживающий формат ODP. PowerPoint также позволяет редактировать файлы ODP. Однако следует помнить, что не все функции PowerPoint доступны в формате ODP.


3. Используйте инструмент проверки орфографии


Нет ничего более неприятного, чем глупая опечатка на большом экране на глазах многочисленной аудитории. В PowerPoint Online встроен мощный инструмент проверки орфографии, который вы можете использовать, чтобы уберечь себя от неловких моментов. Для этого необходимо перед началом работы установить язык проверки правописания – выделив участок текста, нужно в контекстном меню (которое выпадает при нажатии правой клавиши мыши) выбрать функцию выбора языка и установить нужный. Теперь программа будет предупреждать вас об ошибках красным подчеркиванием слов, как и в Microsoft Word, и точно так же предлагать правильные варианты написания при правом клике на них.


4. Функция общения Skype Document Chat


Совместная работа с коллегами бывает незаменима для создания отличных презентаций. PowerPoint Online предлагает широкие возможности совместного редактирования документов в режиме реального времени, а чтобы делать это было удобнее, в сервис встроены Skype-чаты. Если вы работаете над презентацией совместно с другими пользователями, нажмите на кнопку чата в правом верхнем углу. Вы сможете начать обсуждение с другими членами своей команды.


Не забывайте, чтобы появился значок чата, вы должны находиться в режиме редактирования.




Название чата будет соответствовать документу, над которым вы работаете, так что вы легко сможете его отыскать и ссылаться на него в вашем списке последних разговоров в Skype. Конечно, вы можете переименовать этот разговор и поделиться им с кем-либо другим, кто не участвует в чате.


Вы также можете воспользоваться функцией голосового или видеозвонка во время работы над документом.


Вы даже сможете продолжить сеанс чата при помощи настольной или мобильной версии Skype даже после того, как закрыли документ. Кроме того, как и в Google Drive, вы можете общаться с другими пользователями в рамках электронного документа, даже если у них нет учетной записи в Office 365.


5. Трансляция презентаций в Интернете


Настольная версия PowerPoint предлагает больше инструментов для показа презентаций по сравнению с PowerPoint Online. Например, в ней есть Presenter View и лазерная указка, но вы можете запустить автоматическую презентацию и без них. Зато онлайн-сервис дает возможность показывать свои презентации в интернете удаленной аудитории, а ваши зрители смогут увидеть её при помощи своих браузеров, даже не имея установленной программы PowerPoint. PowerPoint Online уже сам по себе будет интерфейсом для просмотра презентации. Сервис создаст ссылку на презентацию, которую вы можете отправить по электронной почте или с помощью любого мессенжера тем пользователям, на кого она рассчитана.




6. Использование комбинаций клавиш


Поскольку PowerPoint Online работает в браузере, некоторые комбинации клавиш для него отличаются от тех, которые используются в настольном аналоге.


К примеру, знакомые команды Ctrl+P (Печать) и F1 (Справка) выполнят команды для браузера, а не для PowerPoint Online.


Чтобы ознакомиться со всеми комбинациями клавиш, которые способны упростить работу с программой, следует перейти в закладку помощи Tell Me Office 2016, для чего нажать CTRL+’ (апостроф). Полный список клавиатурных комбинаций также находится на сайте поддержки продуктов MS Office.


7. Использование онлайн-клипборда


При использовании PowerPoint Online вы можете вырезать, копировать и вставлять контент в свои презентации, а также обмениваться им между программами Office Online. Более того, вы можете сделать то же самое – обмениваться фрагментами между Office Online и настольными приложениями Microsoft Office на компьютере. При переносе форматирование текста сохраняется.


Однако если скопировать и вставить в слайд изображение с любого веб-сайта вполне возможно, то сделать то же самое с картинками из другой презентации или программы на рабочем столе уже не удастся. Чтобы сделать это, сначала придется сохранить рисунок на локальном диске, и лишь затем уже вставить в презентацию привычным путем.


8. Встраивание презентаций в сайты и блоги


Вы можете также расширить свою аудиторию, добавив презентации на веб-сайты и любую другую страницу, которая поддерживает встраиваемые элементы. Это одно из основных преимуществ использования PowerPoint Online над настольной версией, кроме того, это один из самых простых способов разнообразить свой сайт с минимальными усилиями. Для этого просто нужно выбрать пункт меню Общий доступ и команду Внедрение. Во всплывшем диалоговом окне вам будет предложено создать встраиваемый код вашей презентации.




Здесь вы также можете выбрать размер презентации и другие особенности ее воспроизведения на сайте, в том числе и автозапуск.


9. Печать раздаточных материалов


PowerPoint Online предоставляет возможность напечатать презентацию в формате PDF, предварительно преобразовав её в этот формат. Вы можете распечатать отдельные слайды и использовать их в качестве раздаточного материала, или использовать в качестве шпаргалки во время доклада.


Презентацию, преобразованную PDF, можно загрузить на рабочий стол и просматривать при помощи любой программы, предполагающей работу с этим форматом файлов.


Источник заглавного изображения: @floridalibrarywebinars.org

Оцените: