Как эффективно организовать Google Drive

Надежда Баловсяк28 сентября 2016
Оцените:

Советы по работе с Google Drive


Сервис облачного хранения файлов Google Drive – не просто удобный инструмент хранения данных. При правильном использовании он может стать высокопроизводительным средством совместной работы над документами, идеальным помощником в удаленной работе. Вот несколько советов, которые помогут сделать работу с Google Drive более эффективной и удобной. 


1. Базовые настройки Google Drive и добавление файлов 


Как и в стандартных менеджерах файлов, Google Drive позволяет организовать файлы в папки. Это очень удобно, если вы работаете над несколькими различными проектами. Изначально сервис делит файлы на три категории, перечисленные в боковой панели: собственно, Мой диск (My Drive), файлы, которыми поделились другие пользователи (Shared with me), и фотографии Google (Google Photos). 



Потенциально любой файл может быть помещён в любую из этих категорий, а это может осложнить его поиск в будущем. Чтобы сделать процесс поиска более простым и удобным, вы можете добавить любой файл или папку в свой облачный диск. Просто нажмите и перетащите файл на диск. Вы также можете скопировать файлы на диск, используя контекстное меню, пункт «Загрузить файлы» или «Загрузить папку» (Add to My Drive). 


2. Сортируйте файлы по различным параметрам 


Это, наверное, одна из самых полезных функций, но она отражена в интерфейсе Google Drive не вполне очевидно для неискушенного пользователя. Кнопка сортировки по алфавиту находится на левой стороне панели инструментов под названием «NAME», тогда как «Параметры сортировки по дате» задаются кнопкой, расположенной справа. При нажатии последней выпадает окно, предлагающее сортировку файлов по дате последнего изменения, дате последнего изменения самим пользователем или по дате последнего открытия документов пользователем. Рядом с кнопками находятся стрелки, изменяющие порядок вывода информации.


Как сортировать файлы в  Google Drive


3. Быстрый выбор файлов 


Ещё один очень простой приём позволит быстро выделять сразу по несколько файлов. Для этого в Google Drive применяются те же приёмы, что и в обычных файловых менеджерах. Для выделения файлов, расположенных рядом, нужно нажимать по ним мышью, удерживая нажатой клавишу SHIFT. Если нужно выделить несколько файлов избирательно, не подряд, нужно удерживать нажатой клавишу CTRL. 


Выделение файлов в Google Drive


4. Используйте инструменты расширенного поиска 


Строка поиска в верхней части экрана Google Drive - лучший способ найти нужный файл. В то же время, воспользовавшись инструментами расширенного поиска и потратив всего пару кликов, вы сделаете свой поиск ещё более эффективным.


Расширенный поиск в Google Drive


При нажатии кнопки, находящейся справа в строке поиска, можно раскрыть меню расширенных настроек, позволяющее установить фильтры, облегчающие поиск. Поиск документов в Google Drive можно осуществить по типу файла, дате последнего изменения, наименованию или словам, которые должен содержать документ. Вы также можете быстро найти файлы, созданные вами или другими пользователями, или те, которыми вы поделились через облако, задав имя или электронный адрес. Кроме того, вы можете ограничить поиск папками «Отмеченные» и «Корзина».


Функция расширенного поиска будет очень полезной для тех, кто хранит в Google Drive огромное количество файлов различных типов и активно использует инструменты совместной работы над документами. 


Расширенный поиск в Google Drive


5. Используйте цвета и звезды для создания категорий файлов 


Вы можете создавать сложные иерархии папок, а для облегчения работы с ними использовать понятную вам визуальную систему. При нажатии правой кнопкой мыши на папке, вы можете выбрать цвет, которым она будет отмечена. Вместо стандартного и довольно скучного серого цвета, ваши папки станут яркими, благодаря чему вы легко и быстро сможете отыскать нужный вам документ. 


Управление файлами в Google Drive


Кроме того, вы можете отмечать элементы, хранящиеся на диске Google Drive звездами, выбрав опцию «Добавить пометку» (Add Star) в меню правой кнопки мыши. Теперь каждый файл и папка, помеченные таким образом, будут отображаться на экране при нажатии в меню слева кнопки «Помеченные» («Starred»). Эта функция очень похожа на аналогичную в Gmail, где есть возможность отмечать важные электронные письма. 


6. Пользуйтесь функцией быстрого просмотра документов


Если вы уверены, что нашли правильный документ или просто хотите просмотреть содержимое файла, используйте кнопку предварительного просмотра, расположенную в верхнем меню. 


Управление файлами в Google Drive


Отметьте нужный файл,  а затем нажмите кнопку предварительного просмотра. Эта функция сэкономит время, затрачиваемое на открытие документа в новой вкладке во время поиска. 


Иногда, чтобы вспомнить о содержимом файла, достаточно беглого взгляда на него, и в этом может помочь режим «Grid» – режим представления файлов в виде крупных значков (эскизов). Однако при использовании этого способа вам вряд ли удастся прочитать большой текстовый документ. 


7. История изменений и редактирований документов из My Drive 


Пункт контекстного меню «Manage revisions» позволяет посмотреть все итерации документа – кто и когда их создал. 


Управление файлами в Google Drive


Чтобы получить подробные данные о документе Google Doc, а также историю его редактирования, выберите в контекстном меню меню «View details». В правой части экрана откроется панель сведений о документе (закладка «Details») и истории его редактирования (закладка «Activity»).


Источник заглавного изображения: @dailygenius.com

Оцените: