TeamWox — оптимизация работы компании

Когда на рынке высока конкуренция, единственный способ получить преимущество — это сделать бизнес компании инновационным.  Это возможно лишь тогда, когда в нем будет равная составляющая производственных и организационных процессов.
Оцените:

Оптимизация электронного документооборота


Чаще всего в компании имеются продукты или услуги для клиентов, но сложности возникают с тем, чтобы своевременно доставить их заказчикам, оптимизировать производство и найти узкие места в работе компании. Благодаря TeamWox все бизнес-процессы станут более прозрачными, что ускорит принятие нужных решений на любом уровне компании.
Сама компания-разработчик характеризует TeamWox как программу, которая предназначена для оптимизации управления. Однако ее возможности гораздо шире, поскольку упрощают работу не только руководящего персонала, но и конечных исполнителей. Главной особенностью TeamWox является то, что она позволяет проанализировать текущие дела компании и на основании данных о том, что именно происходит, принять взвешенное решение.
Дополнительным плюсом является тот факт, что доступ к системе можно организовать из любого места, где есть подключение к интернету. Это позволяет удаленно анализировать ситуацию как руководителю (с целью принять нужное решение), так и сотрудникам (если они являются экспертами в каком-либо вопросе и без их заключения невозможно вести производственный процесс).

Два направления работы с TeamWox


Фактически работа TeamWox может быть развёрнута в двух направлениях:
Во-первых, для тех, кто руководит компанией, TeamWox — это прозрачное и быстрое управление компанией (сотрудниками, бухгалтерией, выполняемыми проектами) на основе исчерпывающей и достоверной информации из любой точки мира. Единственное требование — наличие устройства для выхода в интернет.
Во-вторых, для всех работников компании TeamWox — это возможность быстро оформить необходимые документы на основе исчерпывающей и достоверной информации о производственном процессе и клиентах. При этом возможна удаленная работа с системой, если имеется подобная необходимость.


Одиннадцать модулей программы


В состав TeamWox входит одиннадцать модулей — Отдел кадров, Задания, Документооборот, Почта, Клиенты и контакты, Форум, Поиск, Отчеты, Онлайн-консультант, Сервисдеск, Расчеты. Таким образом TeamWox можно оценивать не только как систему, позволяющую управлять компанией, но и как своеобразную резервную копию информации, особенное если использовать данное приложение по SaaS-лицензии.
Несмотря на то, что программа состоит из модулей, их работа взаимосвязана и представляет собой единое информационное пространство, в котором проходит коммерческая жизнедеятельность фирмы.

Распределение работы внутри компании


Модуль «Задания» позволяет четко сформировать задачу и назначить для нее исполнителей. Внутри созданного задания можно прикрепить любые файлы (от документов и фотографий до аудио и видеозаписей), которые комментируют сложные для исполнения моменты. Помимо этого все ответственные за решение вопроса могут оставлять комментарии к нему. Впоследствии они могут помочь в решении вопроса о том, чей вклад в решение проблемы был более весомым. Автоматизированная система генерации отчетов позволяет руководителю оценить производительность своих сотрудников на основании объективных данных.
Дополнительным плюсом подобной организации дел является тот факт, что сотрудники более четко видят список заданий, за которые они несут ответственность, а также имеют упрощенный доступ к документам и иным материалам, которые могут помочь им в выполнении работы. Внося комментарии и заметки о том, каким образом была выполнена каждая часть работы задания, сотрудники лучше организуют свое рабочее время, благодаря тому, что видят, сколько работы сделано, а сколько осталось. При решении похожих проблем их записями смогут воспользоваться коллеги; оставленные комментарии помогут в решении спорных вопросов, в том числе, при распределении премий за проект; сотрудники видят, насколько быстро продвигается дело, и не задерживаются с выполнением работы.


Взаимодействие с клиентами


Можно сказать, что модуль «Почта» является основой той части, которая отвечает за взаимодействие с клиентами. Он связан со всей системой, поскольку электронная почта, несмотря на более современные средства электронной коммуникации, остается своеобразным стандартом бизнес-взаимодействия с клиентами или другими компаниями.
Дополнительным удобством служит тот факт, что письмо клиента с вопросом о возникшей проблеме можно сразу же оформить в Задание, решение которого будет закреплено за конкретными сотрудниками. При этом вся дискуссия по проблеме, способы ее решения, переписка с клиентом и между сотрудниками — все будет храниться в одном месте. Впоследствии сотрудники могут обращаться к уже выполненным проектам как к источнику знаний о том, как именно следует решать возникшие проблемы. Что же касается руководителя, то собранные в данном модуле данные позволяют ему быстро оценить оперативность работы с клиентом, вклад каждого сотрудника, а также решать спорные вопросы.



Помимо этого каждый сотрудник получает служебный ящик, который называется «Назначенные», куда ему приходят служебные распоряжения от других сотрудников компании — от начальства до коллег по работе.
Как и любой почтовый клиент модуль «Почта» позволяет получать сообщения сразу с нескольких почтовых адресов.
Другой модуль — «Онлайн-консультант» дает возможность быстрого обмена информацией между сотрудниками и клиентами, при этом минимизируется возможность общения на внерабочие темы, поскольку все сообщения в системе протоколируются.

Работа с информацией


Информацию надо не только сохранить, но и иметь к ней быстрый и удобный доступ. Не зря поисковые сервисы Google и проект Википедии получили такой успех. В рамках компании их функцию выполняет модуль «Поисковая система». Благодаря ему сотрудники могут несколькими кликами мыши найти договоры и допсоглашения с клиентом, даже если последний раз с ним работали несколько лет назад. Реализована функция морфологического поиска, можно задать временные рамки, за которые надо найти документы; возможен поиск по ассоциированным меткам, по имени исполнителя и так далее.



Модуль входит в состав любой версии TeamWox и поставляется совершенно бесплатно. В результате у компании отпадает необходимость приобретать дорогостоящих корпоративных поисковых системы. В результате быстрый поиск информации экономит время как руководителя, так и сотрудника.
Модуль «Документооборот» позволяет хранить любые документы (договора, акты, отсканированные чертежи и так далее) в одном месте. Благодаря встроенной системе версионности возможна работа с документами несколькими сотрудниками, при этом каждый из них получает возможность работать именно с последней версией документа. Дополнительным плюсом является то, что все предыдущие версии документа остаются в системе, поэтому если кто-то из сотрудников вносит некорректную правку — уже выполненную работу не придется делать заново.
Для того чтобы легче искать необходимую документацию, каждый файл можно ассоциировать с персональной меткой (соответствующей клиенту или назначенному заданию).

Формирование внутренней политики компании


Модуль «Форум» позволяет более грамотно вести внутреннюю политику компании, не допуская ситуации, когда сотрудники не понимают причины принимаемых решений, и того, почему они были приняты руководством к исполнению именно таким образом. Это удобное место для публикации новостей о компании и внутренних PR-акций. Для сотрудников это возможность получить обратную связь по сложным вопросам, которые они не могли бы задать своему начальству в обычной обстановке. Сотрудники могут организовывать «закрытые» обсуждения, которые будут видны лишь тем, кто допущен к обсуждению.

Взаимодействие с клиентами


TeamWox модуль «Сервисдеск» отвечает за постановку, планирование и контроль выполнения утвержденных к выполнению проектов.
Поскольку «Сервис-деск» используется не только внутри компании, но и доступен для клиентов, а также может быть интегрирован с внешними веб-сайтами, то информация здесь заносится гораздо более регламентировано и моделируется сотрудником, который несет ответственность за то, чтобы заявки клиентов были оформлены в соответствии с тем, к какому проекту они относятся, а также указана приоритетность и сроки исполнения. Главным отличием от модуля «Задания» является то, что здесь информация сохраняется не в произвольной форме, а жестко структурирована.
Модуль «Клиенты и контакты» позволяет вести своеобразное портфолио на каждого клиента — телефоны, адреса, номера факсов, ФИО заказчиков, пояснительная информация (например, о времени звонка), кто из сотрудников уже работал с данной компанией, какие пробелмы возникали и как они решались и так далее. Причем все это хранится в одном месте и доступно для анализа за любой период времени.
Важной для руководителя функцией является то, что полная информация о клиенте может быть доступна лишь ограниченному кругу лиц. В результате при увольнении недобросовестный сотрудник не сможет нанести вреда компании, уведя базу клиентов. С другой стороны, общая база данных и система групповой работы позволяет настроить процесс работы таким образом, что каждый отдел компании может работать с клиентом как единый производственный организм, а не как разрозненная структура.
Аналитические отчеты, создаваемые TeamWox, позволяют оценить, кто из сотрудников лучше работает, а кто хуже; сколько появилось новых клиентов и надежные ли они; сколько заказчиков прекратило пользоваться вашими услугами и есть ли в этом вина сотрудников вашей компании и так далее.

Управление компаний


Управление компанией невозможно без точных и достоверных данных о том, что происходит в каждом подразделении. Благодаря модулю «Система отчетов» составление отчетов происходит автоматически; отчет можно обновить в любой момент времени, но для этого не надо отрывать сотрудников; отчет показывает работу всех подразделений и он объективен – в результате ни один сотрудник не сможет приукрасить свою работу, скрыв недочеты. Система имеет уже готовые формы отчетности — от оценки посещаемости сотрудников до оценки их производительностью, но можно создавать и собственные.
Модуль «Отдел кадров» позволяет хранить в едином месте все данные о сотруднике — договор о трудоустройстве, отсканированные копии паспортов, медицинских книжки и другие документы.



Здесь же отображается вся контактная информация для каждого сотрудника — все его контакты, включая мессенджеры, электронные адреса, телефоны и другие варианты связи. Хранение подобной информации в одном месте ускоряет связи внутри коллектива, поскольку позволяет быстро найти сотрудника, в котором возникла производственная необходимость. Здесь же руководитель компании может увидеть, функции каких сотрудников дублируются, и ликвидировать неэффективные из них с точки зрения управления.
Модуль «Расчеты» не претендует на то, чтобы заменить собою программу, формирующую финансовые документы и заменить собой полноценное бухгалтерскую систему проведения документации. Однако именно упрощение позволяет заметить проблемы, которые не сразу бросаются в глаза в обычных финансовых отчетах. Денежные отчисления можно сортировать по организациям, клиентам, продаваемым продуктам, сотрудникам, ведущим дела.
Мало того, данный модуль может сам обновляться через заданный интервал времени. Это позволяет быстро обнаружить проблемных клиентов, а также проекты, которые приносят одни убытки.

Форма поставки


TeamWox поставляется в виде дистрибутива, который будет установлен в локальной сети компании и все сотрудники будут иметь к нему доступ. Стоимость рассчитывается в зависимости от того, сколько пользователей подключены к системе – до 10 человек (бесплатно), до 25 человек (100 тыс. руб) до 50 человек (200 тыс. руб), более 50 человек (300 тыс. руб). Единственным исключением являются федеральные и региональные образовательные учреждения, которые могут приобрести любую версию TeamWox бесплатно. Стоимость за каждый следующий после приобретения лицензии год, компания платит всего 20% первоначальной стоимости продукта. Лицензионное соглашение разрешает не вносить плату за каждый следующий год работы, но пользователь лишается технической поддержки и обновлений.
Те, кому необходимо не только развернуть TeamWox, но и обучить персонал, интегрировать программу с уже используемым ПО, внести специфические доработки в систему, могут приобрести программу у сертифицированного партера компании-разработчика.



Вторым вариантом поставки является использование TeamWox в форме SaaS (Software as a Service) лицензии, когда система разворачивается на серверах компании-создателя, а покупатель к ней подключается удаленно. Оплата вносится помесячно из расчета $15 за каждого пользователя, который подключен к системе. Единственный нюанс состоит в том, что приобретаются лицензии «пакетами» по 5 штук (то есть компания из 13 человек должна будет купить три пакета лицензий, а компания из 19 человек — четыре). Помимо того, что о функционировании серверов заботится поставщик услуг, покупатель не обязан каждый месяц выкупать прежнее количество пакетов услуг — он может купить как большее число пакетов, так и меньшее.

Вывод


Задача TeamWox — собрать в одном месте то, что в компании, которая не пользуется подобной системой, разбросано не только по разным программам (тексты переговоров с клиентами через ICQ-подобные мессенджеры, почту, телефоны, заметки в электронных документах), но и по разным компьютерам. Собрав всю информацию в одном месте, система обеспечивает к ней быстрый и удобный доступ сотруднику любого уровня — от простого исполнителя до директора. При этом система создана так, что без потерь в функциональности соблюдаются все принципы обеспечения конфиденциальности данных — как клиентов, так и самой компании. Дополнительным плюсом для руководства служат встроенные системы отчётности, которые позволяют сразу находить проблемные участки в работе фирмы — как со стороны сотрудников, так и со стороны заказчиков. Скачать TeamWox бесплатно можно с сайта продукта - www.teamwox.com.
Оцените:

Комментарии Facebook

Комментарии ВКонтакте