Как организовать работу удаленных сотрудников, сохранив контроль и высокую продуктивность команды

Оцените:


За окном уже давно двадцать первый век и пора признать, что удаленная работа не только существует, но и в большинстве случаев может оказаться эффективнее ежедневного посещения офиса.


Отказавшись от офиса, выигрывают обе стороны — и работодатель, и сотрудник. Как работодатель, вы получаете возможность заполучить лучших сотрудников по всей стране или даже по всему миру, а как сотрудник, вы наконец-то перестаете тратить время на дорогу до офиса и ограничивать себя рамками отдельного города.


Статья подготовлена при поддержке провайдера телекоммуникационных услуг для бизнеса UIS.

Технологии


Зубры фриланса сходу назовут вам еще десятки преимуществ этого вида трудовых отношений, но вот вопрос — как сделать удаленную работу такой же удобной, а главное, контролируемой, как и труд в офисе? На помощь, разумеется, придут технологии, позволяющие удобно управлять практически каждым аспектом удаленной работы.


Виртуальная АТС


Самое главное вне офиса — это телекоммуникации. И если раньше организовать связь можно было только по выделенной телефонной линии, то сейчас все стало настолько просто, что можно организовать себе виртуальную АТС в два клика. Эта система будет прямо из облака управлять всеми телефонными устройствами и звонками, предоставит вам удобный и красивый номер, встретит клиента автоответчиком и, если нужно, попросит немного подождать на линии, пока один из сотрудников освободится. Помимо всего прочего, виртуальная АТС интегрирует все звонки с вашей CRM и умеет записывать разговоры, что немаловажно при удаленной работе.


SIP-телефония


Если вы пользуетесь виртуальной АТС, то уж наверняка не станете использовать обычные телефонные линии, поскольку это дорого и архаично. Гораздо быстрее, проще и дешевле воспользоваться SIP-телефонией. В этом случае вы получите любое количество номеров, выгодные тарифы для звонков по всему миру, прием звонков на компьютер или телефон.


Бесплатный номер 8-800


Комбинация SIP и виртуальной АТС обычно предполагает присвоение номера 8-800, который позволяет клиентам позвонить вам бесплатно из любой точки страны.


Возможность для клиентов позвонить с сайта


Однако, для тех, кто хочет позвонить прямо с сайта или заказать обратный звонок, у большинства провайдеров онлайн-АТС есть специальная услуга звонков с сайта — клиент просто вводит свой номер и получает входящий звонок от специалиста вашей компании.


Аудиоконференции для совещаний


Если большинство услуг онлайн-телефонии предназначено для коммуникации с клиентами, то есть и функции, без которых невозможно представить жизнь внутри компании. Например, виртуальные совещания: голосовое общение нескольких сотрудников с автоматическим обзвоном для подключения к беседе, присвоением статуса, аудиозаписью и статистикой совещания. Зачастую такие онлайн-встречи по телефону оказываются даже более эффективными, чем обычные совещания — ведь обязательства, взятые сотрудником под запись, в любом случае придется выполнять.





Компания UIS предоставляет интеллектуальные телекоммуникационные
услуги для офисов и распределенных команд.


Сервисы UIS:




Ознакомьтесь с принципами построения мощной системы
телекоммуникаций для компании.




Облачные системы автоматизации бизнеса


Телекоммуникации — важнейшая часть любого бизнеса, поэтому разговор о том, как правильно организовать удаленную работу мы начали именно с них. Но управление процессами внутри компании — тема не менее обширная и интересная. Основной инструмент управления в данном случае — это онлайн-системы автоматизации бизнеса.


Большинство таких систем предлагают следующие сервисы: управление проектами и задачами, управление сотрудниками, ведение клиентской статистики и управление взаимоотношениями с клиентами (CRM), расчет зарплат и премий, управление личной и командной эффективностью, тайм-менеджмент и воронка продаж. По большому счету, система автоматизации бизнеса, интегрированная с АТС — это боевой комплект, которого достаточно для ведения бизнеса. Но есть нюансы.


Системы управления проектами


Ни одна система автоматизации бизнеса не дает такой функциональности по управлению проектами, как специализированные проект-менеджеры. Распределение задач между коллегами — это особое искусство, которому можно учиться всю жизнь. Но если вооружиться одним из онлайн-планировщиков, то можно распределять задачи «на ура» и без специальных навыков. Обычно средства управления проектами предлагают распределение по времени, по команде, по сотруднику, по срокам и важности задач. Таким образом, легко не упустить из виду что-то важное.


Совместная работа над документами, обмен файлами и использование общего экрана


А если еще связать коллективное планирование с проектами совместной работы, дополнив это системами обмена файлами, документами и подключением к общему экрану, то до удаленной команды мечты рукой подать. Большинству офисов, в том числе и оффлайновых, зачастую не хватает удобного способа поделиться документом, прокомментировать его в режиме реального времени. Обычно это делается так: вы распечатываете текст, идете к коллеге с карандашом и вместе работаете над возникшими вопросами. Но ведь это легко решается в онлайновых офисных пакетах или с помощью простых систем совместного доступа.


Контроль


Прочитав вышесказанное, любой умудренный опытом руководитель скажет: «Все это прекрасно, но будут ли сотрудники работать, если я за ними не присматриваю? Где гарантия, что они не будут целый день смотреть видео на YouTube или сидеть на Facebook?» И он окажется прав — гарантий никаких. Но как тогда контролировать удаленных сотрудников? По сути, принцип управления такой же, как и в оффлайне — доверяй и властвуй. Вы действительно полагаете, что ваши сотрудники настолько безответственны и непрофессиональны, что вне поля зрения начальника они тут же начинают отлынивать от работы?


Если ответ утвердительный, то это отнюдь не вопрос контроля, это вопрос найма сотрудников. Так или иначе, вам придется научиться доверять людям и просто контролировать выполнение задач. В конце концов, если сотрудник может сделать великолепный дизайн продукта за 5 часов и три часа играть в шутер, кто его осудит? Главное, нанимать профессионалов и доверять им. Лучшего рецепта контроля за удаленными сотрудниками и не придумаешь.


Безопасность


Еще один вопрос, мучающий руководителей, создающих онлайн-офисы — это безопасность корпоративных данных. Но здесь нет больших отличий от оффлайна, нужно только выполнять несколько несложных процедур.


Джейсон Фрид и Дэвид Хайнемайер Хэнссон, авторы известной книги об удаленной работе «Remote: офис необязателен», рекомендуют следующие простые правила безопасности: применяйте шифрование данных на жестких дисках всех рабочих компьютеров, отключите автоматический вход в операционную систему, включите безопасный режим на всех сайтах, с которыми работаете, используйте код блокировки на смартфонах и планшетах, используйте уникальные пароли и программы для их хранения, не забывайте о возможности двухфакторной авторизации. Внедрить и проконтролировать исполнение этих простых правил можно и с удаленными сотрудниками.


Онлайн-совещания


Об удаленных совещаниях, а точнее об инструментарии для таковых, мы уже частично сказали. Рабочие встречи можно проводить по телефону, а можно с помощью видеоконференцсвязи и совместного доступа к экрану с презентацией. Провайдеры ВКС и виртуальных АТС уже предоставляют такие возможности. С идеологическо-управленческой точки зрения совещания должны содержать, как минимум, повестку дня и обзор критически важных показателей, а также образовательный элемент (научите сотрудников чему-то новому) и обязательное признание заслуг. Таким образом, совещание из банального убийства времени превратится в эффективную рабочую встречу.


Подбор новых удаленных сотрудников


Помимо встреч с уже работающими сотрудниками, вам наверняка периодически приходится нанимать новых коллег. И работать удаленно означает и нанимать удаленно, не так ли? Как в этом случае понять, подходит ли вам человек? Для начала нужно дать ему оплачиваемое тестовое задание — реальную задачу одного из ваших департаментов, выполнив которую, вы станете больше зарабатывать или эффективнее обслуживать клиентов.


Ключевые слова — оплачиваемую и реальную. Вы же не станете работать бесплатно, пусть это и тестовое задание, ведь так? К сотрудникам нужен тот же подход. Что до реальных задач, то они вдохновляют куда больше надуманных головоломок и заодно погружают в корпоративную культуру. А встречу с предполагаемым кандидатом всегда можно провести через видео-чат.


Соблюдение корпоративной культуры


Кстати, о корпоративной культуре — будут ли удаленные сотрудники ее соблюдать? Здесь стоит заметить, что для большинства компаний понятие корпоративной культуры ограничивается совместными пикниками и футбольными турнирами раз в месяц. Но удаленная работа предполагает создание и соблюдение реальной корпоративной культуры. Обычно это некий свод правил и стандартов, исходя из которых принимаются решения и совершаются действия.


У вас должны быть четкие установки о том, как компания общается с клиентами, как сотрудники разговаривают между собой, как растет компания, какую рабочую нагрузку она считает правильной. Сформировать подобные правила и попросить удаленных сотрудников руководствоваться ими — это гораздо более эффективная практика, нежели субботние посиделки в кафе.


***


Готов поспорить, что начиная читать этот текст, вы подумали: «Ну вот, очередные дифирамбы фрилансерам, которых я все равно не буду нанимать!» Но если подходить к задаче, вооружившись правильными технологиями и принципами управления, то можно создать удаленную команду, которая по эффективности заткнет за пояс любой традиционный офис.




Статья подготовлена при поддержке провайдера телекоммуникационных услуг для бизнеса UIS.



Ознакомьтесь подробно с услугами и ценами UIS и обратитесь за дополнительными консультациями о построении эффективной системы телекоммуникаций к специалистам компании.


Внимание! В августе 2014 года UIS исполнилось 15 лет. В честь этого события компания проводит акцию — до 30 сентября подключение виртуального номера (с виртуальной АТС, мобильным офисом и SIP-офисом) стоит всего 1 рубль.

Все подробности акции — на сайте UIS.


Оцените: